Peran dan Tugas Sekretaris Dalam Organisasi

Tugas Sekretaris Organisasi

Peran dan Tugas Sekretaris – Dapat dipastikan hampir disetiap organisasi baik itu Pramuka, PMR, ataupun Pencinta Alam, pastilah memiliki posisi jabatan yang disebut "sekretaris", begitu juga di SHUNT, dimana posisi sekretaris dalam struktur organisasi selalu berada tidak jauh dari (dibawah / disamping) posisi pemimpin.

Kenapa demikian ?
Sesui dengan AD/ART bahwa sekretaris adalah salah satu pembantu pemimpin. sehingga dengan posisi tidak jauh dari pemimpin sudah menandakan bahwa seorang sekretaris memiliki peran dan tugas yang sangat penting dan sangat berpengaruh terhadap berjalannya roda keorganisasian.

Banyak yang beranggapan bahwa sekretaris adalah wakil dari pemimpin ada pula yang beranggapan bahwa sekretaris adalah asisten pemimpin, bahkan ada juga yang anggapan tugas sekretaris adalah mencatat hasil rapat, membuat dan menerima surat. Benar dan tidak salah hanya kurang lengkap saja, untuk lebih detail silahkan baca peran dan tugas sekretaris berikut:

baca juga :

• 8 Tugas Pokok Pemimpin
• Contoh Struktur Organisasi
• Definisi Organisasi

Peran Sekretaris Organisasi

Ibarat sebuah film Sekretaris adalah salah satu tokoh yang mempunyai tanggung jawab besar terhadap pimpinan dan anggota di mana seorang sekretaris dituntut untuk selalu komunikatif dan menjadi penunjang dalam suatu organisasi.

1. Peran Sekretaris terhadap Pimpinan
• Sekretaris berperan sebagai penghubung antara pemimpin dengan orang/organisasi lain baik melalui surat, telepon atau media lain. Jadi semuanya sekretaris yang menerima.
• Menjadi sumber informasi dan penunjang bagi pemimpin.
• Sebagai perpanjangan tangan pemimpin kepada anggota.
• Sebagai Wakil (alternatif) pemikiran Pemimpin saat keadaan tertentu.
2. Peran Sekretaris Terhadap Anggota
• Sebagai penghubung antara Anggota dengan Pemimpin.
• Menjadi pengawas, motivasi, dan kebijakan atas kinerja anggota dalam organisasi sebagai bentuk perpanjangan tangan pemimpin.

Tugas Sekretaris Organisasi

Tugas sekretaris tidaklah jauh dari peranan yang diembankan hanya saja tugas sekretarsi satu organisasi dengan organisasi lain belum tentu sama semua kembali kepada AD/ART masing-masing yang mengatur tentang tugas-tugas sekretaris. Namun secara umum terdapat  8 tugas sekretaris dalam organisasi :

1. Menjalankan Perintah Pimpinan
   Sebagai bawahan pemimpin seorang sekretaris mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah pemimpin dalam rangka menjalankan organisasi. Seperti :
• mencari informasi
• mengumpulkan data
• membuatkan naskah pidato, dll.
2. Membantu Pekerjaan Pimpinan
   Sekretaris juga memiliki kewajiban membantu pekerjaan pemimpin seperti menggantikan pemimpin apabila pemimpin berhalangan hadir, memantau dan  memastikan program kerja organisasi berjalan sesuai dengan rencana.
3. Penghubung Antara Pemimpin dan Anggota
   Seorang sekretaris berkewajiban menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota baik melalui selebaran ataupun broadcast message. Ataupun sebaliknya, menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pemimpin.
4. Penghubung Pemimpin dengan Orang di luar OrganisasiSeorang sekretaris memiliki sebagai pintu gerbang ketika ada orang atau organisasi lain hendak menghubungi atau bertemu pemimpin.
5. Melakukan korespondensi 
   Melakukan Korespondensi artinya seorang sekretaris bertugas mencatat dan menerima surat yang datang ke organisasi sebelum sampai atau didisposisikan kepada pemimpin/kebagian/divisi lain dalam organisasi untuk ditindaklanjuti, selain menerima surat, sekretaris juga harus bisa membuat surat ketika dibutuhkan.
6. Pengarsipan
   Sekretaris bertugas mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap bernilai.
7. Mengatur Jadwal
   Seorang sekretaris bertugas menyusun jadwal pertemuan atau rapat pengurus secara periodik untuk membahas perkembangan program kerja pengurus. Sekretaris juga mengatur jadwal pertemuan pemimpin dengan organisasi lain.
8. Kreatif
   Tugas kreatif sekretaris ini berhubungan dengan aspek penunjang yang diminta pemimpin atau tuntutan keadaan dan biasanya unik. Seperti :
• Menyiapkan rencana kerja
• Menyusun poin-poin yang akan dibahas dalam rapat
• Hingga kebijakan-kebijakan yang bersifat darurat.

Peran dan Tugas diatas merupakan peran dan tugas yang umum berada di organisasi. Namun tidak menutup kemungkinan peran dan tugas sekretaris dalam organisasi tersebut bertambah atau berubah. hal tersebut bisa terjadi karena mengikuti kebutuhan organisasi sendiri setelah dievaluasi dan diputuskan dalam rapat atau musyawarah anggota.